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档案条码管理方案

 

档案管理条码软件

解决方案研发背景 

在目前状况下,我们面对几十万卷档案、面对历史长河中沉积的数十种发文号、面对我馆几次更改分类大纲后在案卷上留下的种种痕迹、面对适合新案需要而制定的诸多新分类号,?#21051;?#35201;迎接数百卷新案入库、将数百卷需利用档案拿进拿出,大家不停息地忙碌着,?#27426;?#21548;错、?#21019;懟⑿创懟?#25343;错、录入错、放错时时在发生。为了使档案的利用工作也能与时俱进,适应当前工作的需要,用更科学的方法改变档案的流通管理手段迫在眉睫!

 

一 传统解决方案 

    目前我馆档案的流动过程包括:市规划局与我馆之间的流动和市规划局内部的流动。在流通过程中,档案在市规划局与档案馆之间的流动是一个循环,就像人体的循环系统一样,可称之为体循环,也就是大循环;档案在市规划局内的流动可称之为肺循环,也就是小循环。 
   小循环中可能出现的问题:1、在市规划局内办案过程中,档案不能保证一直停留在借案人的手上,转到谁人之手没有信息反馈,使档案去向进入相对盲区,进入盲区的时间过长就有可能被借阅者遗忘,造成档案遗失,历史上已确认遗失的档案就有数十卷。2、办案人员工作忙,几个人所需的案卷委托一个人来借,拿回处室一分发,借案人已不知每卷档案去向。3、市规划局处室几个人办理完的案卷,委托一个人来归还,一个处室几十人,服务部要费时费力去查找借出的登记来注销。 
   大循环中可能产生的问题:1、档案借出、归还要一一交接,多人同时借还案交接时,稍乱就会出错。2、要掌握档案去向我们目前的做法是将进出馆的案卷号及利用人的信息及时录入,每日进出档案馆的案卷数量不下100卷,人工键盘录入就要敲100次;同一卷案被借了几十次,它就要被重复敲入几十次;档号文号门类众多,稍一疏忽?#32479;?#38169;。3、借出量大时,案卷号不能及时录入,归还时就不能注销,影响下一?#26041;?#30340;工作。4、借出?#26041;?#20986;错,还案时注销不了,若盲目补输入其内容,造成计算机内留着该注销而未注销的空记?#36857;?#26085;积月累,错误会积水成灾。5、还案时要面对数页纸的登记一条条找来注销,明显效率低下。 
出错的形式累计数十种,不慎出现的每一小错,都将带来诸多的麻烦,导?#29575;?#20493;功半。如此状态令我们的工作不能进入良性循环,?#23545;?#19981;能适应目前大量档案流通管理的要求。 

 

二 拓为博创档案管理系统产生的?#25214;?nbsp;

 

    拓为博创档案管理系统可帮助您合理的管理各类档案管理部门的所有档案文件,及时的跟踪档案的流动情况。方便管理人员查询,调动档案。
- 优化资源利用率,?#26723;?#20154;力成本70% 
- 减少档案的丢失70%
- 减少操作的错误率80%
- 增强档案的追溯100%
- 减少工作量和工作时间50%
- 提高客户服务水平 
   1、系统开发效率极大提高,成本?#26723;停?#19978;线成功率可达到100%。 
   2、系统采用C./S架构设计、运行效率高、安全稳定、同时可以和各类生产管理系统灵活对接,达到全面的协同。 

 

三 拓为博创档案管理系统概述 

 

   使用条码技术--迎接流通管理质的?#31245;?nbsp;
   1、取消键盘按键输入 
    档案流向的信息必须进入计算机才能快速掌握,我们可将档案信息如档号、文号、相关文号、案卷题名(甚至审核书内容与图纸)、案卷盒数、存放地点等编成一个条码,打印在案卷封面及档案盒上,使用手持或固定扫描器,输入速度是手工输入的几十甚至上百倍,效率不可同日而语,准确度更是不容置疑,它的差错率可达百万?#31181;?#19968;以上,这是任何手工操作只能望洋兴叹、可望而不可及的。 
   2、快速进行档案的借还交?#21360;?#31616;化?#20013;?nbsp;
     档案在借出、使用、归还过程中,涉及一系列问题,如:需要提供多少卷档案、被提供的档案是否准确、有无相关的文号、档案经谁手调出、由谁借走、取走的时间、何时何人归还、经谁手归还?#21462;?#20511;出时要一一登记,归还时要一一注销,?#21019;硇创?#23649;见不鲜,有时要查一卷归还时注销不了的档案,我们要将各单位十几个借案登记本一本一本一页一页去查找,花费了几个小时的时间,才有可能找到这条记录。解决上述问题,用识别器及计算机处理系统通过核实、存储档案案卷、利用人、借出、归还经手人各自的条码内容即可完成档案借出和归还的交接?#20013;?#20132;接内容可以像银?#20889;?#21462;款?#32479;?#24066;购物一样自动打印出有?#25484;?#23567;条,签名认可后存查。这样完成的档案由借出到归还的管理和统计,方便、快捷、准确,极大提高效率和管理水平。 
   3、全面快速提取信息 
    目前我们花很多时间在流通管理库内输入的内容,仅只限于档案借与还的信息。在我们催交过期未还档案的时候,市规划局处室的借案人员都来查询被催还的档案是什么内容?我们只能一一将档号输入到另一个数据库去检索,耗时耗力,而条码中存储的信息,足以使一张催还单上提示借案时间及案卷内容?#20154;?#26377;信息,这些信息有利于办案者对办案过程的提醒与回顾,查到档案的流向,有利于保证档案的安全。 
    人们对信息获取的要求是全面、直?#21360;?#36805;速、准确。条形码的尽快应用将进一步加速和满足利用者对获取信息的种种愿望。 
    4、减少取案、放案的错误发生 
     我馆库存几十万卷档案,其中档号、封面相似的太多,当我们拿着档号去库房调案和还案时,很多时候都不能快速准确反应出该档号在五个楼层八间大库房二十几组密集架中放在哪一组?哪一列?哪一节层?而旧案与新案中有重复档号暂时未改过来,使档号已不能成为快速准确地还案上架的最优标识,而条形码中"存放地点"的信息将成为档案快速分类上架的唯一标识和最好帮手,它避开人脑?#20154;?#32034;档号再转入思索存放地点这一?#26041;冢?#30452;接?#21019;?#25918;地点信息取放档案,改变以往常常出现的一件档案不慎放错可能会"石沉大海"、?#19968;?#27492;案就好似"海底捞针"的?#38480;尉置妗?#22240;为计算机每日扫描条码后储存的信息,可以快速准确地将错案发生的时间,我们到过哪一库、哪一节、哪一层等信息提示给我们,尽快锁定差错?#27573;В?#26465;码信息无形中为我们增加了一道保护线和监督岗,令我们的寻找工作如虎添翼(其前提条件是存放地点一旦确定便不能更改)。 
   5提供档案的跟踪与调控 
    档案在办案过程中流动时,进入谁手中,只需扫描一下条码,档案流向清清楚楚,超出规定时间,我们可及时发出提示,起到督促与催办作用。使档案的流动从此走出盲区,让它无时无刻不在我们的监视中。 
   总而言之,条形码技术的应用将在我们梦想中的档案借阅自动传输系统中大显身手,起到主力军作用,大大提高数据采集和信息处理的速度,减少人力、提高工作效率,为档案管理的科学化和现代化做出大贡献。 
 拓为博创档案管理系统特点 
   科学的流程和结构设?#31080;?#35777;了系统高效性 
   拓为博创档案管理系统在档案电子化的流程设计上以及系统体?#26723;?#35774;计上充分保证了系统运行的高效性。这种高效性包括人员的高效性和设备的高效性两个方面:
   (1)人员的高效性--由于系统的业务流程的设计上采用了高度分工协作的流水线模式,系统中的各个角色各司其职。从而使得系统处于最高效运行的状态,另外这种精确分工的流程设计原则,也?#26723;?#20102;人员的培训成本和培训时间。
   (2)设备的高效性--由于系统采用分布式计算环?#24120;?#22312;这个环境中彼此协作,可用通过有效的设备配置比例,来使得系统中的所有设备都处于高效运行状态,从而最大限度地保护了系统的投资。避免了计算资源的浪费。 
丰富的管理工具提升系统可管理性
   系统先进?#22836;?#23500;的日志体系、强大的用户管理系统,带来了一个精确的角色分工和管理体系。可以在随时管理和监控系统的运行情况和人员的操作情况。可以及时发现问题及时纠正,从而提高系统的运行质量和效率。
友好图形界面,轻松维护系统。
   系统高度可靠的分布式部署模?#20572;?#20445;证了系统的可维护性,同时配备丰富的管理工具,均采用图形化操作界面,增强了系统的可维护性。 

 
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